仕事をする上で、お客様が訪れることはよくあること。
応対の仕方により、お客様に気分を悪くしたら元もこうもないよ。
今日は会社におけるお客様の案内の仕方についてお送りします。
１．お客様のお迎えの流れ
お客様がアポなしで訪れることがありますが、ほとんどが前もってアポを取ります。
お客様が自分の会社を訪れたとき、このようになります。
客「○○商事の○○と申します（です）。いつもお世話になっております。」
と、言います。社員はどのように返すのでしょうか？
社員「○○様、いらっしゃいませ。（いらっしゃいませだけでも）お待ちしておりました。」
と言いましょう。
「お待ちしておりました」は「いつもお世話になっております」「お暑い中（お寒い中）、ありがとうございます」「お足元の悪い中、ありがとうございます」などでもOKです。
お客様が相手の社員を名指しされた場合、相手の社員を呼び出す。
客「○○商事の○○と申します。○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
社員「○○でございますね。少々お待ちください。」
と、内線で電話するか、口頭で名指しされた人の指示を仰ぎます。
相手の社員がいて、指示があった場合、部屋に案内すること。
しかし、相手の社員が不在の場合、このように対処しましょう。
社員「申し訳ございません。あいにく○○が外出しておりまして（席を外しておりまして、会議中でして）、午前（午後）○時には戻る予定となっています（戻らないそうです）。いかがいたしましょうか？」
と、言って、お客様の希望を聞いておくこと。
お客様を部屋に案内することになった場合、お客様を部屋に案内します。
歩き方はお客様のペースに合わせること。段差や階段には気を配り、エレベーターで移動する場合は社員がドアを手で押さえ、お客様から先に乗ってもらいます。降りるときは「開」ボタンを押し、お客様から先に降りてもらいます。
部屋についたら、確認のためノックをします。押し戸では社員が先に入り、引き戸ではドアを開けて、お客様が先に入ります。
そして、席をすすめます。
社員「どうぞこちらにおかけください。」
と、お客様には上座を指し示します。
社員「○○はまもなくまいりますので、もうしばらくお待ちくださいませ。失礼いたします。」
と、お客様が座るのを確認してから退室をします。ドアを閉める際の軽い会釈を忘れずに。
また、相手の社員がお茶の指示があった場合、お茶を出します。お茶の出し方については別の記事にて更新しましたのでご覧ください。
２．上座と下座
会社には会議室や応接室には席がありますが、席はどこでも座ってはいけません。
上座と下座の場所ですが、出入り口から遠い席を上座、近い席を下座と言います。
上座から下座へ案内する順番ですが、お客様→社員で、お客様は役職が上の方→役職が下の方の順で。社員では役員→管理職→一般社員の順で。
席が複数ある場合は出入り口から一番遠い順に案内すること。
これは会社だけでなく、プライベートでの和食の会食でも席の決まりがあります。
お客様が気持ちよくしていただくため、お客様の案内はきちんとしましょう。
＊参考文献＊
「はじめてのビジネス ビジネスマナー」 古谷治子著 インデックス・コミュニケーションズ
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