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梅の実学園・なんでもマニュアル図鑑

生活に関するマナーや自己啓発、雑学を集めた教養ページです。

電話の受け方・かけ方

ビジネスマナー

会社の仕事において欠かせないのが、「電話」。家でも電話は使うよね。

電話をかけるとき、受けるときも大切なマナーがあります。

 

まずはマナー以前の電話7か条から。

1.会社の好感度が決まる

  電話では「会社の代表」としての自覚を持つこと。

2.声だけのコミュニケーション手段

  相手の顔だけではわからないので、声のコミュニケーションを。

3.電話の操作をマスターする

  当たり前だよね。

4.自社について把握する

  自分の会社の人たちの名前は覚えておこうね。

5.敬語・ビジネス用語を使いこなす

  避けては通れないよね。

6.すばやくすませる

  ベルが鳴ったら3回以内でとり、通話中も待たせない。

7.正確さに気を付ける

  メモを取りながら電話を。

 

次は電話の受け方をマスターしよう。

電話を受ける前にペンとメモを用意し、電話が鳴ったらペンを持つ利き手と逆の手で受話器をとる。着信音が3回鳴るまでに受話器をとること。3回以上鳴ってしまったら、「お待たせしました」と言うこと。

相手が名乗ったら、名前を復唱し、あいさつをする。名乗らなかったら「失礼ですがどちらさまでしょうか?」と確認。

用件も必ず復唱して確認。自社の人間は敬称つきでは呼ばないこと。

相手に取り次ぐときに、電話の保留ボタンを押してから、名指しされた人に取り次ぐ。

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相手の声が聞き取れない場合は、必ず聞き直すこと。

不明瞭な点があったら…「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけませんでしょうか?」

相手の名前が聞き取れないとき…「恐れ入りますが、もう一度お名前をおうかがいしてもよろしいでしょうか?」

名指しされた自社の人の名前を聞き取れないとき…「失礼ですが、どの者でしょうか?」

名指しされた自社の人が不在の時は、不在と伝え、席に戻る時刻を伝える。用件を復唱し、自分の名前を名乗って、相手が切ってから受話器をおろす。

 

今度は電話のかけ方をマスターしよう。

まずは相手の名前、会社名、電話番号を確認し、用件を整理し、メモをする。電話をする時間帯も考える。

電話が通じたら、会社名、名前を名乗ってから相手を名指しする。

相手に代わったら、まずは簡単なあいさつをし、用件を言う。最後に電話を切る。かけた方が切ること。ただし、目上の人やお得意様、お客様の場合は逆。

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相手がいない場合は?

相手が留守の時…「失礼ですが、何時ごろお戻りになりますでしょうか?」

かけなおす時…「では、そのころもう一度おかけいたします。」

折り返してもらう時…「恐れ入りますが、お戻りなりましたらお電話をいただきたいのですが、念のため、こちらの番号を申し上げます。」

伝言を頼むとき…「○○様にお伝えいただきたいのですが、お願いできますでしょうか?…(伝言を頼んだ相手に)失礼ですが、お名前をお聞かせ願えませんでしょうか?」

 

電話をマスターして、できる自分に!

 

*参考文献*

「はじめてのビジネス ビジネスマナー」 古谷治子著 インデックス・コミュニケーションズ

 

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