メールはパソコン、携帯、スマホにかかわらず、もはやメジャーなコミュニケーションツール。
子どもからお年寄りまで、家族、友達…と、いつでもメールはよくするよね。
会社でもメールは使います。ただ、友達や家族のように気軽にメールするっていうわけにはいかないもの。
今日はビジネスにおけるメールのマナーについて紹介します。
~電子メールの長所・短所~
メールにも長所・短所があります。
長所:24時間いつ送信してもOK。資料を添付できる。複数の人に同時送信ができる。
短所:相手の受信の操作をしない限り届かないため、緊急の連絡には向かない。相手に届いたかどうかわからない。
緊急の時は電話の方が有効。時間のあるときや余裕のあるとき、前もっての連絡事項はメールの方が有効です。
~ビジネスメールの扱い方~
1.宛先の確認:一度送信したら取り返しがつきません。送信前に必ず宛先の確認を。社内間のメールでも同じです。
2.CCとBCCの区分:CCは誰に同法送信されたのか、受信者全員に開示されますが、BCCは開示されません。
3.件名はわかりやすく:用件がすぐにわかるものがベストです。
4.メールの全文:相手の名前、簡単なあいさつと自分の名前を述べてから、本文に入るのが基本です。時候のあいさつは必要ありません。
5.署名:最後に会社名(部署名も)、自分の名前、連絡先を明記した署名をつけます。
また、開封確認機能は受信者への不信の表れとして不快に思う人も。避けるのが無難です。
効率よく、きちんとしたメールを使いこなそうね。
*参考文献*
「はじめてのビジネス ビジネスマナー」 古谷治子著 インデックス・コミュニケーションズ
ランキングに参加しています。ぽちっと押してください!