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梅の実学園・なんでもマニュアル図鑑

生活に関するマナーや自己啓発、雑学を集めた教養ページです。

社外文書の書き方

会社ではパソコンでメールを作ったりするけど、やっぱり手書きの文章作りは欠かせない。

今日は文書の作成とはがきと封筒の書き方を紹介します。

 

1.文書の本文

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上記の文書をパソコンで入力するのが主流です。手書きでもOK。横書きが原則です。

それぞれの順序をたどってみると。

①文書番号:大手企業にはよくある記号です。こちらは管理に必要な文書に記すことがあります。

②発信日時:発信する日を記入します。書いた日ではありません。

発信日時の左下には受信者の会社と氏名、右下には発信者の会社と氏名を記入。ただし、社内文書の場合は受信者・発信者は部署と氏名を記入。会社・部署全体宛てには御中(社内では各位)を記入すること。

③件名

④前文:拝啓で始まり、時候のあいさつ文を書きます。

⑤主文:「さて、」ではじまり、本文に入ります。

⑥末文:結びのあいさつを書きます。上の文書の前文では「拝啓」と書きましたので、ここでは「敬具」を。

⑦別記:「記」ではじめて、「以上」で結びます。箇条書きにして「である調」で書くこと。

 

2.封筒(またははがき)の書き方

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(表)

宛先は郵便番号から1文字程度空けて、1~2行で。2行目は1行目より下から書き出します。

宛名は宛先より大きめの文字で。個人宛ては○○様、会社またはその部署宛ては○○御中で。

はがきの場合は差出人を記入します。住所、会社名、部署名、氏名を記入。切手の横幅に収まるように。

(裏)

封筒の場合は差出人をここで記入します。

発信日はあるとより丁寧です。

封は必ず糊付けを。テープやホッチキスは不可。糊付けをした封の真ん中に「封」「〆」「緘」を記入。

 

簡単に見えるけど意外と難しい文書、うまくマスターしてみてね。

 

*参考文献*

「はじめてのビジネス ビジネスマナー」 古谷治子著 インデックス・コミュニケーションズ

 

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