梅の実学園・なんでもマニュアル図鑑

生活に関するマナーや自己啓発、雑学を集めた教養ページです。

訪問の仕方

前回はお客様を出迎えることを紹介しました。

今回は逆で、自分たちが会社を訪問する時はどうなるのか?

というわけで、今日は「訪問の仕方」についてお送りします。

 

1.アポイント

あらかじめお客様に面談する約束をすることをアポイントと言います。

アポイントをするときは次の点に注意します。

①日時

②訪問の目的:打ち合わせなど、何の目的なのかを明確にします。

③所要時間:その日にもよりますが、1時間くらいがベター。

④訪問者

⑤訪問場所:自社・取引先・業者と場所も決めます。

アポイントをする際は電話で行いましょう。電話の応対についてはすでに更新しましたので、そちらを参考にご覧ください。

umenomi-manual.hatenablog.com

 

2.訪問の準備

訪問の準備は必ずしましょう。次のことを行います。

①社内での打ち合わせ:1人だけの場合は自分で段取りをしますが、2人で訪問する場合は社内での打ち合わせをします。訪問の目的や用件について、互いに理解を深めておきます。当日の資料もこのとき読み合わせをします。

②訪問先の情報をチェック:当日迷わないように、訪問先の住所、電話番号、交通手段を調べておきます。2人で訪問する場合はもう1人の相手に自社との関係、担当者のこと、事業内容についても教えます。

③相手の担当者に確認の電話をする

④持ち物を用意:ノートや時計などのほか、配布資料の準備を。配布資料は人数分用意します。人数分を封筒やクリアファイルでまとめておくのが◎。ステープラーなどで閉じる場合は左上が基本。

⑤身だしなみをチェック:出発前には髪や服装の乱れ、ほこり、ふけ、しわなどを整えます。

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基本の持ち物や身だしなみについてはすでに更新しましたので、そちらをご覧ください。

umenomi-manual.hatenablog.com

 

3.訪問・面談

訪問先の会社では5分前に到着し、冬や春先の場合は会社に入る前にコートを脱ぐこと。少しでも遅れる場合は必ず連絡をします。

最初の訪問の時は受付にも名刺を出して、約束の有無を告げ、聞かれた用件も伝えます。

受付が電話で確認し、指示を聞いたら、受付が案内をしてくれます。

応接室または会議室に案内されたら、入口近くに立って指示を待ち、すすめられてから席に座ります。上座をすすめられない限りは下座に座ること。

座ったら荷物は足元に置いて、コートは小さくたたみます。相手が来るまでに筆記用具や資料の用意もします。

相手が来たらすぐに立ち上がって、丁寧にあいさつをします。

座るのは相手にすすめられてから。上座をすすめられたら辞退せずに、お礼を言って座りなおします。

面談中にお茶が出されたら、お礼を言うこと。飲むのは相手がすすめられてから。たばこはすすめられても、吸わない方がベターです。わからないことがあれば即答で返事をせず、会社に持ち帰り、できるだけ早く正確な返事をします。

退出する場合は、用件が済んだらお礼を言い、速やかに退出をします。

見送っていただいたときも出入り口など区切りのいいところでお礼を。コートは出入り口を出て、外で着ます。

帰社後、お礼の電話やメールをすると好印象です。手書きのはがきだとさらに◎。

 

これらの訪問は営業マン(ウーマン)など、会社での業務だけでなく、日常生活でお客様を訪問する際にも役立ちます。

デキル訪問で、お客様に好印象を与えましょう。

 

*参考文献*

「はじめてのビジネス ビジネスマナー」 古谷治子著 インデックス・コミュニケーションズ

 

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